Docustore - Dateien finden statt suchen

Wohin mit all den Belegen, Beschreibungen, Grafiken, Bildern, Zeichnungen, Skizzen die sich zu einem Projekt oder auch nur bei der alltäglichen Geschäftsabwicklung ansammeln?

Es wird gelocht, sortiert, geheftete, Verzeichnisse und Dateinamenstrukturen erstellt, nur um sich im Bedarfsfall dann doch auf eine langwierige Suche begeben zu müssen.

Dank dem neuen IFW Modul Docustore gehört das nun der Vergangenheit an.

Verknüpfen Sie einfach Dateien per Drag & Drop mit Kunden, Lieferanten oder Artikel, mit Ein- oder Ausgangsbelege oder mit einem IFW Projekte und deren Jobs. Dateien können dabei z.B. Word und Exceldokumente, Grafiken, PDF, technische Zeichnungen, Emails und deren Dateianhang, Faxe in Form von Grafikdateien (tif) aber auch eingescannte Belege sein. Identische Dateien werden automatisch erkannt und nur einmal gespeichert, jedoch mehrfach verknüpft.

Der Zugriff auf die Dateien erfolgt über den Datensatz an dem sie angehängt wurden (z.B. alle Dateien eines Kunden oder einem Angebot) oder über einen separaten Menüpunkt (alle Dateien).

In der Übersicht über alle Dokumente lassen sich manuell Schlagworte zur Suche eingeben.

DocuStore eignet sich dafür, alle Arten von Dateien mit IFW Kunden, Belegen oder Geschäftsvorfällen zu verknüpfen. Lieferscheine im Wareneingang oder Skizzen können eingescannt und dann direkt an einen Kunde, Wareneingang, Auftrag oder Projekt angehängt werden. Auf die Dateien wird dann bei späteren Recherchen direkt über Kunde, Artikel oder Beleg zugegriffen. Die Ablage der Dateien erfolgt serverseitig, so dass sie auch von der zentralen Datensicherung erfasst werden. Auf die Dateien haben alle IFW-Benutzer ohne Einschränkung Zugriff. Die angehängten Dateien werden im Verzeichnissystem abgelegt, auf das der Benutzer ebenfalls vollen Zugriff haben muss.

Eine automatische Schlagwortvergabe mit Schrifterkennung für eine Volltextsuche ist optional erhältlich.

IFW Zugriffsgruppen in Verbindung mit entsprechend konfigurierten Verzeichnisrechten erlauben den Dateizugriff der Benutzer zu beschränken.

IFW Docustore in Verbindung mit dem HTML Druck (separate Konfiguration notwendig) erlaubt den Ausdruck von Artikelbildern auf Angebot und Aufträgen.

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